流程架构交付物的基本要求

2023-12-15

前文(再谈如何梳理流程架构?)说过,流程架构梳理工作的交付物(工件,artifacts)有5类:价值链图(可选)、流程分层图、流程集成图、流程清单和流程架构卡。

前文说过,流程架构梳理工作的交付物(工件,artifacts)有5类:价值链图(可选)、流程分层图、流程集成图、流程清单和流程架构卡。

1. 价值链图

价值链图从整体的视角,以较为直观的形式描绘了企业是如何生产和提供产品或服务给客户以获取利润,以及产品或服务提供过程中所需的各种资源保障。

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图1:价值链图示意

对流程架构梳理工作而言,价值链图不是必须的。但对某个公司或事业部的流程架构梳理,或是从没有梳理过流程架构的组织而言,价值链图可以为流程分层图、流程集成图等的绘制提供很好的参考。这就如同城市规划,较为明确的城市定位和功能布局,可以为城市规划提供很好的指导。

对公司的某个职能部门而言,梳理流程架构时,可以不绘制价值链图。

2. 流程分层图

流程分层图是以分层、分类、分段、分级等形式对组织的业务活动进行图形化、高阶化和全景式展示。分层,分类、分段、分级,既是流程架构梳理的方法,也是流程集成图的形式要求。


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图1:流程分层图示意及其形式要求


所谓分层,指的是以POS架构法或OES架构法对流程进行分层展示。流程分层的目的就是突出流程的主从关系。比如,在POS架构法中,规划(P)流程处于主要位置,运营(O)流程是承接规划流程的目标并确保其达成,支持(S)流程为运营流程的目标达成提供资源支持和保障。

所谓分类,指的是同一层次(规划/运营/支持)流程根据活动内容、应用场景、业务对象等的不同所做的细分。比如,企业的运营流程通常有研发、营销、制造、服务,等等,就是根据活动内容的不同进行的流程分类。又比如,通常是销售行为,有新车销售、二手车销售、备件销售,就是根据业务对象的不同进行的流程分类。流程分类必须遵循“MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive)"原则,流程分类要相互独立、完全穷尽。

所谓分段,指的是某个上级流程根据PDCA管理循环或业务演进过程分解为多个下级流程,下级流程之间有着PDCA等形式的逻辑关系。

所谓分级,指的是在流程分层图中,从L1级流程到L2级流程,L2级流程到L3级流程,有清晰的包含与被包含关系。从图1也可以看出,流程分级是流程分层、分类和分段的结果。一般来说,流程分层图中的流程分级,标识出L3级流程即可。

3. 流程集成图

流程集成图是在流程分层图的基础上,以信息流的形式描述流程之间的逻辑关系。流程集成图中必须明示出四个层面的意思:战略驱动、客户导向、资源保障、高效协同。


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图2:流程集成图及其内容要求


战略驱动,指的是流程集成图中必须明示该领域的流程或经营管理活动是如何承接组织战略。换句话说,战略及其目标要求是该领域业务活动的信息输入或动力来源,从中长期角度指导业务活动的开展。

客户导向,指的是流程集成图中必须明示该领域的流程或经营管理活动是如何响应客户需求,如何通过端到端的流程活动把客户需求转化为客户满足。从图2可以看出,流程集成图中,左边和右边都代表流程的客户,左边代表客户的需求,右边代表客户的满足。客户导向或客户需求是该领域业务活动的另一个动力来源,从近期和当下的角度推动业务活动的开展。

资源保障,指的是流程集成图中必须明示该领域的流程或经营管理活动要想达成战略目标,要想让客户满意,需要哪些部门提供哪些方面的资源支持和保障。

高效协同,指的是流程集成图中必须明示该领域的流程或经营管理活动之间是如何高效协同的,高效协同是以信息流等形式来体现的,信息的输入、输出、从哪到哪,必须明示出来,不能存在流程断层和信息孤岛。

4. 流程清单

流程清单是以表格的形式,将L1~L3/L4级流程罗列出来,当然,包含了上级流程与下级流程的层级关系。一般来说,只要流程分层图做准了,流程清单就很容易整理出来。如果要更进一步,我们还可以在流程清单中把L4级子流程,甚至L5级流程活动写出来,这将有助于L3/L4级流程图的绘制和做好流程详细设计。


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图3:流程清单的示意


5. 流程架构卡

流程架构卡是从5W2H等维度,对L3级流程进行详细说明。流程架构卡的内容包括:流程名称、流程层级、流程架构编码、流程定义、流程目的、流程责任人、上一级流程名称、包含的下一级流程、流程输入、流程输出、流程起点、流程终点、流程KPI,等等。

流程架构卡的内容可以为岗位设置、组织架构设计、岗位及部门绩效的定义(相关岗位及部门绩效要承载流程绩效;在流程型组织中,流程绩效的汇总就是岗位绩效或组织绩效)、流程图设计等提供参考。

流程架构卡填写时需注意事项有:1)流程定义需清晰;2)流程目的需明确,需来自战略或客户的要求;3)流程责任人需填写岗位名称;4)流程KPI必须是量化指标。


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图4:流程架构卡示意

6. 小结

流程架构梳理工作的质量高低是由流程架构交付物(工件,artifacts)的质量决定的。如果流程集成图满足分层、分类、分段、分级等要求,流程集成图明示了战略驱动、市场导向(端到端)、资源保障、高效协同等信息流,流程清单清晰地罗列了L1~L3/L4级流程的上线关系和全部内容,流程架构卡准确定义了流程5W2H要素,那么,可以说流程架构梳理工作是高质量的。


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